Tableau de bord Bibliothèque

C'est ici que se retrouvent tous vos modules de gestion de notre système; vous n'y avez accès que si vous êtes administrateur. Le tableau de bord n'apparaît donc sur votre barre de menu que si vous ouvrez une session à l'aide de votre mot de passe d'administrateur. Cette page vous guidera à travers ses divers éléments.

This page is a guide to the elements on the Library dashboard.

Gestion des fichiers MARC

Comme l'explique la page http://www.deslibris.ca/fr-ca/bibliotheques/bibliothequesmembresdedeslibris/commandedefichiersmarc.aspx, les fichiers MARC sont faciles à créer et à personnaliser. La plupart des bibliothèques préféreront accompagner chacun de leurs titres d'un fichier MARC.

Pour faire l'ajout de données MARC pour tous vos titres chez desLibris, faites une Recherche avancée et entrez les termes suivants:

For all Books and Public Documents:


For all Public Documents:


For all Books Online:*


Dans chaque fenêtre, inscrivez tous les titres concernés (1) imposez une limite de recherche (2), nommez la recherche et activez la livraison automatique (3).

*Comme l'option Prêt universel est un sous-ensemble de l'option Livres en ligne, vous n'aurez alors pas besoin d'y ajouter les données MARC correspondantes. Tous vos titres disponibles s'inscriront à l'ensemble 2.

Après avoir cliqué sur «Sauvegarder», la recherche sera enregistrée dans le module Gestion de fichiers MARC, avec les préférences que vous aurez choisies.

Les fichiers commenceront à être livrés à votre adresse électronique le jour suivant votre commande; par la suite, de nouveaux fichiers (correspondant aux titres nouvellement ajoutés) vous parviendront chaque mois.

Administration du compte

Ce module comporte des onglets vous permettant de modifier vos renseignements de profil, d'ajouter ou de modifier vos adresses IP, d'ajouter des usagers à votre compte, et de gérer vos préférences. Cet onglet apparaît comme vous le voyez ici:

L'onglet fait état de vos choix de contenus. L'exemple ci-dessus montre que les collections Livres en ligne et Domaine public sont toutes deux actives.

Plus bas, la section «Options d'amélioration» montre les choix de contenus encore disponibles et que vous pouvez ajouter à votre compte.

Ajoutez-en une ou plusieurs en cliquant sur «Améliorer». Vous serez alors redirigé vers une séquence de pages d'amélioration du compte, où vous pourrez choisir parmi les collections qui s'offrent à vous. Chacune d'elle s'affichera avec le tarif applicable pour votre institution (selon la taille de sa population). Une fois votre choix fait, apparaîtra une fenêtre de confirmation contenant les renseignements nécessaires au paiement.

Si les renseignements contenus vous conviennent, cliquez sur «Procéder» pour passer à l'étape suivante: générer une facture. Une fois la facture créée pour les améliorations demandées, vous serez redirigé vers le système.

Les nouveaux contenus ainsi acquis seront rendus immédiatement disponible à vos usagers.

Accès à CELArc

CELArc est le lieu d'archivage (ou «OPAC», catalogue public en ligne) des fichiers MARC de desLibris et de la Bibliothèque numérique canadienne.

Comme les fichiers MARC de la BNC sont conçus de façon à ce que leur champ lien (856) mène à un site spécifique au client, chaque membre de la BNC possède un mot de passe pour accéder à CELArc, où il peut générer des fichiers qui lui soient spécifiques.

Chaque compte desLibris donne accès à CELArc à travers ce module. CELArc permet de faire des recherches, de créer et d'exporter des données MARC sur mesure pour la BNC. Vous pouvez également y générer des fichiers sur demande pour des titres contenus dans desLibris, mais cette fois sans qu'ils soient spécifiques, étant donné que les adresses URL de desLibris sont de type générique.

Commandes en accès perpétuel

Ce module est conçu pour les bibliothèques possédant une licence d'accès perpétuel auprès de la Bibliothèque numérique canadienne, sur sa plateforme ebrary, et qui souhaitent se procurer des licences pour davantage de titres. Bien qu'elles peuvent continuer de le faire par le biais de sites ebrary, les bibliothèques trouveront encore plus simple de le faire chez desLibris, où elles trouveront également toutes sortes d'outils utiles et inédits.

Ce module fonctionne un peu comme pour la commande de fichiers MARC. Créez-y des ensembles de titres à l'aide d'une fonction de recherche, puis exportez-en les résultats afin de générer un devis ou une facture.

Si votre bibliothèque n'a encore jamais fait l'achat de licence d'accès perpétuel sur la plateforme ebrary, trouvez grâce à ce module quel type de licence vous possédez, puis passez votre commande.

L'accès au présent module (ainsi qu'à tous les modules du tableau de bord) est exclusivement réservé aux usagers ayant ouvert une session à l'aide de leur mot de passe d'administrateur. Une fois votre session ouverte, faites une recherche et trouvez les titres qui vous intéressent.

Sous l'onglet Résultats se trouve l'option «Sauvegarder la recherche».

Cliquez sur « Sauvegarder la recherche et obtenir un devis », et une fenêtre de dialogue s’ouvrira, où vous aurez le choix d’affiner votre recherche (1) en limitant les résultats aux titres que vous ne possédez pas déjà ou (2) en limitant les résultats selon la disponibilité de licence. Explorez la fonction de recherche afin d’améliorer le filtre et de n’obtenir que les résultats que vous souhaitez vraiment commander. Une fois les limites de recherche fixées, nommez votre recherche (3) et cliquez sur « Sauvegarder ».

La prochaine fenêtre se nomme « Gestion des recherches sauvegardées », disponible à partir de votre Tableau de bord Bibliothèque. Elle présente la recherche que vous venez de sauvegarder (ainsi que celles sauvegardées précédemment) et fournit des outils de modification et de confirmation de commande.

Cliquez sur Modifier/Confirmer la commande, et vous serez redirigé vers l’Assistant de devis/commande, où vous pourrez choisir le modèle de licence d’accès perpétuel qui vous convient.

L’Étape 2 vous permet de sélectionner le type et le nombre de licences (si plus d’une licence à usager unique est nécessaire) dont vous avez besoin.

Comme l’interface est interactive, tout ajout ou suppression de titre, ou encore toute modification au modèle de licence modifieront automatiquement le total cumulatif au bas de l'écran. Une fois votre sélection terminée, réalisez l’étape suivante pour obtenir le coût total (taxes incluses) de votre commande.

Si vous cliquez sur « Devis seulement », vous verrez apparaître un message de confirmation et recevrez par courriel un devis au format Excel, où vous pourrez à nouveau modifier les modalités de votre commande. Voici à quoi ressemblera le devis : 

Si vous sélectionnez « Confirmer la commande », votre commande sera générée automatiquement. Vous recevrez par courriel une liste de confirmation au format Excel.
 

Le système desLibris reconnaîtra la commande et la transmettra à ebrary.

Le traitement des commandes prend de 5 à 7 jours. Les titres commandés seront alors ajoutés à l’interface ebrary de votre bibliothèque et une facture vous parviendra de notre part, au montant identique à celui indiqué sur le devis.

Téléchargement de documents du domaine public

Cette option est offerte aux abonnés de collections du domaine public : le téléchargement de documents du domaine public auprès de la BNC et de desLibris se fait ici par groupes de titres.

Téléchargez les fichiers sous forme d’archive (zip) ou de PDF, puis conservez-les localement.

Chaque fichier PDF porte un nom d’identification de document desLibris, par exemple 234567.pdf.

Appliquez des contraintes afin de limiter l’accès des usagers à certains titres

Tout administrateur de compte peut décider d’appliquer des contraintes d’accès à ses titres en ligne.

Pour ce faire, ouvrez l’onglet « Préférences et options de contenu » dans le module Administration de votre Tableau de bord Bibliothèque.

Au bas de la fenêtre, cochez la case indiquant « Appliquer les préférences de recherche personnalisées ».

La fenêtre de dialogue « Préférences de recherche personnalisées » s’ouvrira :

Ici, fixez vos critères de recherche limitatifs, lesquels empêcheront les usagers de voir certains titres dans desLibris.

Par exemple, utilisez cette recherche si vous souhaitez permettre l’accès aux titres en français uniquement.

Ou bien utilisez cette recherche pour permettre l’accès aux documents uniquement (et non aux livres).

Ou encore, utilisez cette recherche pour permettre l’accès aux titres classés sous « Droit » selon la classification Dewey.

Pour permettre l’accès aux titres disponibles en format texte intégral seulement, n’oubliez pas de cocher la case « Limiter l’accès aux titres disponibles en texte intégral ». Sauvegardez finalement vos préférences personnalisées en cliquant sur « Sauvegarder » puis sur « Quitter ». (Souvenez-vous de sauvegarder de nouveau avant de quitter le module Administration.)

Lorsqu’un administrateur de compte choisit d’appliquer les préférences de recherche personnalisées, le bouton indiquera un message à cet effet.

Lorsque des préférences ou des limites sont appliquées, le dialogue de la fenêtre « Recherche avancée » les rend également visibles aux usagers : 

 

Pour abolir ou modifier vos préférences, retournez au module Administration, supprimez les critères limitatifs ou indiquez-en de nouveaux.